Ist ein deutscher Anbieter automatisch DSGVO-konform?

Nein. Entscheidend ist nicht der Firmensitz, sondern welche Subprozessoren die Sprach- und KI-Verarbeitung übernehmen, wo deren Server stehen und ob ein AV-Vertrag nach Art. 28 vorliegt. Fragen Sie nach der Subprozessoren-Liste und dem Verarbeitungsort, nicht nur nach dem Sitzland.

Muss die KI sich am Telefon als KI zu erkennen geben?

Ja. Seit dem 2. August 2026 gilt die Transparenzpflicht nach Art. 50 der KI-Verordnung. Anrufer müssen erkennen können, dass sie mit einer KI sprechen. Eine kurze Ansage zu Gesprächsbeginn erfüllt diese Pflicht und deckt zugleich den Hinweis auf eine etwaige Aufzeichnung ab.

Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Ja. Sobald ein Dienstleister in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet, ist ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO Pflicht. Bei VoiceMind ist er Vertragsbestandteil und wird im Onboarding als Dokument bereitgestellt.

Werden Gespräche zum Training der KI genutzt?

Bei VoiceMind nicht. Ihre Gesprächsdaten werden ausschließlich zur Leistungserbringung verarbeitet und nicht zum Training oder zur Verbesserung von KI-Modellen verwendet. Diese Zusage steht schriftlich im Vertrag.

Wie lange werden Aufzeichnungen gespeichert?

Wird aufgezeichnet, werden Aufzeichnungen, Transkripte und Zusammenfassungen nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Am Vertragsende erhalten Sie Ihre Daten auf Wunsch als CSV oder JSON binnen 30 Tagen, danach werden sie mit Nachweis gelöscht.

Ist der Einsatz für Kanzleien und Steuerberatung zulässig?

Für Berufe mit gesetzlicher Verschwiegenheitspflicht (§ 203 StGB, § 43e BRAO) gelten zusätzliche Anforderungen. Die technische Grundlage, deutsches und EU-Hosting, AV-Vertrag nach Art. 28 und offengelegte Subprozessoren, ist gegeben. Ob der Einsatz in Ihrem konkreten Fall mit Ihrer Berufsordnung vereinbar ist, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Kammer.

Wo werden die Daten verarbeitet?

Die Infrastruktur läuft in Frankfurt (AWS), das Sprachmodell über Microsoft Azure in Schweden, die Spracherkennung über Gladia in Frankreich, die Sprachausgabe über ElevenLabs in Belgien, die Telefonie über Easybell in Deutschland. Alle Verarbeitung findet innerhalb der EU statt, jeder Subprozessor ist über einen AV-Vertrag nach Art. 28 abgesichert.

DSGVO-konformer KI-Telefonassistent: 9 Prüfkriterien vor der Unterschrift.

Woran Sie erkennen, ob ein KI-Telefonassistent wirklich DSGVO-konform ist, und welche Nachweise Sie vom Anbieter verlangen sollten. Mit Prüfliste und den echten Rechtsgrundlagen.

Ein KI-Telefonassistent ist nicht DSGVO-konform, nur weil der Anbieter es behauptet. Dieser Ratgeber nennt neun Prüfkriterien, die jeden Anbieter überprüfbar machen: Auftragsverarbeitung nach Art. 28, Rechtsgrundlage, Transparenz nach Art. 50 KI-VO, Aufzeichnung mit Hinweis nach § 201 StGB, Löschfristen, offengelegte Subprozessoren, Trainingsausschluss, technische Schutzmaßnahmen und der Fallback an einen Menschen.

Vorteile im Überblick

AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO als Vertragsbestandteil, im Onboarding bereitgestellt
Subprozessoren offengelegt: AWS Frankfurt, OpenAI via Azure Schweden, ElevenLabs Belgien, Gladia Frankreich, Easybell Deutschland, alle in der EU
Aufzeichnungen, Transkripte und Zusammenfassungen werden nach 30 Tagen gelöscht
Keine Nutzung Ihrer Gesprächsdaten für das Training von KI-Modellen
SLA vertraglich 99,5 Prozent mit Gutschrift, real gemessen 99,98 Prozent laut Statusseite

Typische Anwendungsfälle

So erfüllt VoiceMind die neun Kriterien nachprüfbar: als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 mit benanntem externen Datenschutzbeauftragten, mit vollständig offengelegten Subprozessoren innerhalb der EU, festen Löschfristen von 30 Tagen, vertraglichem Trainingsausschluss und Datenherausgabe als CSV oder JSON binnen 30 Tagen zum Vertragsende.